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INFORME TÉCNICO

MEDISAN en Open Journal Systems: flujo editorial, principales dificultades y proyecciones

MEDISAN in Open Journal Systems: publishing flow, main difficulties and projections

Lic. Xiomara Cascaret Soto y Lic. Michel Arias Lescay

Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas, Universidad de Ciencias Médicas, Santiago de Cuba, Cuba.

RESUMEN

El incremento en la edición de revistas científicas en soporte electrónico cambió los estilos de trabajo y diseñó nuevos patrones de comunicación científica en el sector de la salud, lo que impuso a los científicos nuevas vías para compartir sus resultados de investigaciones a partir del acceso abierto mediante la plataforma Open Journal Systems. En este trabajo se informa el flujo editorial, las dificultades y proyecciones de la revista MEDISAN, a partir de la implementación de dicha plataforma para el proceso de edición.

Palabras clave: acceso abierto, flujo editorial, publicación científica, revista MEDISAN.

ABSTRACT

The increase in publishing scientific journals in electronic devices changed the working styles and designed new patterns of scientific communication in the health sector, imposing the scientists new ways for sharing their researches results, by means of the open access and through the use of the Open Journal Systems platform. The publishing flow, difficulties and work projections of the journal MEDISAN are informed, since the implementation of this platform for its publishing process.

Key words: open access, publishing flow, scientific work, journal MEDISAN.

INTRODUCCIÓN

El acceso abierto (Open Access) es un movimiento que promueve el acceso libre y gratuito a la literatura científica, fomentando su libre disponibilidad en Internet y permitiendo a cualquier usuario su lectura, descarga, copia, impresión, distribución o cualquier otro uso legal de esta, sin ninguna barrera financiera, técnica o de cualquier tipo. La única restricción sobre la distribución y reproducción es dar al autor el control sobre la integridad de su trabajo y el derecho a ser adecuadamente reconocido y citado.¹ El principal objetivo del acceso abierto es aumentar el impacto de la investigación al incrementar el acceso a esta.

Las potencialidades de las tecnologías de la información y la comunicación (TICs), cuyo exponente máximo es Internet, han facilitado la creación de revistas electrónicas y otras plataformas con el potencial de permitir un acceso más amplio a la información.

En el área editorial, el mayor impacto de las TICs se asocia a la digitalización, que permite la administración de contenidos digitales, la creación de flujos de trabajo digital distribuido y los procesos de producción controlados por medio de información digital.²

Resulta oportuno señalar que en las universidades cubanas la edición de revistas científicas digitales se abre paso como forma de difusión de la investigación científica, lo que posibilita el desarrollo de modelos abiertos de información y la capacidad para compartir y construir conocimiento de forma colaborativa, con consecuencias directas en todos los sectores de la sociedad implicados en la generación y divulgación de conocimiento.³

En el movimiento de acceso abierto, todos sus actores (investigadores, lectores, profesores, estudiantes, bibliotecas, universidades, revistas, editores) son beneficiados, pues el aumento de la visibilidad del artículo científico es una de sus ventajas más importantes.

Aunque en el sector de la salud en Cuba todas las revistas médicas están en acceso abierto, es posible que una parte de la producción científica relevante aún no se encuentre visible y accesible como para que su aprovechamiento sea el mejor.⁴

En este contexto es de suma importancia valorar los conocimientos actuales de investigadores, autores y profesionales, en general, sobre las plataformas de acceso abierto, la creación de repositorios institucionales y la implementación de políticas que les sirvan de sustento.

DESARROLLO

MEDISAN, fundada en 1997, es el órgano de publicación oficial de los profesionales y técnicos de la provincia de Santiago de Cuba, con la misión de divulgar las experiencias más relevantes del polo científico, los centros de investigación más importantes, las instituciones de salud, los profesionales, tanto cubanos como extranjeros, y colaboradores internacionalistas. Se trata de una revista electrónica que publica con una frecuencia mensual, es decir, 12 números al año, cuyo proceso editorial se automatizó en Open Journal Systems (OJS) a partir de enero del 2015.⁵

La publicación de MEDISAN, como la de otras revistas científicas, es un proceso académico y administrativo tan laborioso como complejo, donde intervienen múltiples actores y factores.⁶

En la política de publicación se incluyen a todos los profesionales de la salud (o vinculados a este sector) nacionales -- especialmente los de la provincia de Santiago de Cuba -- y extranjeros, que tengan la necesidad de comunicar los resultados de sus producciones científicas o acceder a esta para gestionar información, adquirir nuevos conocimientos mediante el intercambio académico, colaborar, actualizarse o relacionarse, siempre que cumplan las instrucciones vigentes para el autor y sus artículos sean aprobados por los árbitros (evaluación por pares) designados para su valoración y aceptación por la comisión de publicaciones, presidida por la directora del Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas y la editora de producción.

Su Comité Editorial (figura 1) tiene entre sus retos la evaluación de los artículos, la garantía de la calidad científica, así como el tratamiento de los conflictos de intereses que puedan presentarse y la adquisición de destrezas para cumplir sus roles en las aplicaciones electrónicas disponibles para la evaluación on-line de los artículos científicos a ellos asignados.

La revista cuenta con su base de datos creada con el sistema gestor MySQL PHP generator versión 1.0, a partir de la cual se puede obtener información importante sobre el número de publicaciones por autor, las instituciones de los autores, las categorías científicas de estos, las especialidades médicas que más publican, las modalidades de artículo más utilizadas, así como el volumen, número o año de una publicación determinada, pues cuenta con un sistema de estadísticas para estos fines. En esta base de datos el usuario tiene permisos para copiar y visualizar, y solo el administrador puede realizar los cambios e ingresos de nuevos artículos (figura 2).

A partir de dicha base de datos se puede colaborar con las instituciones para que enriquezcan sus propios repositorios institucionales. Además, la revista se encuentra en Facebook (http://www.facebook.com/revistamedisan) y Twitter (twitter:@revistamedisan) para que se acceda a ella desde estas redes sociales.

Comenzando con la informatización de su proceso editorial, MEDISAN ha adoptado un nuevo flujo de trabajo que consta de los siguientes pasos:

- Entrada del artículo a la plataforma por el autor.
- Identificación del artículo por la editora asistente y asignación por especialidad a los árbitros que deben evaluar.
- Envío de aviso al árbitro (mediante plataforma).
- Depósito del arbitraje en la plataforma por parte del árbitro, o envío de la planilla de evaluación a la editora asistente para reenviar al autor.
- Si el autor desconoce que puede descargar su arbitraje, se debe enviar por vía de correo electrónico.
- Una vez que el autor responde con la nueva versión, cotejar para verificar si realizó todos los arreglos y enviar al árbitro, para poder ubicar el artículo en un número.
- Asignación de artículos a las editoras para la corrección de estilo.
- Revisión y corrección de resúmenes y entrega para traducción.
- Corrección de estilo de los trabajos.
- Envío de artículos a autores para dar su aprobación antes de ser publicados.
- Entrega a la especialista en maquetación para llevar los artículos a los formatos HTML y PDF.
- Revisión de los artículos por parte de la editora asistente, para verificar los cambios y arreglarlos con la maquetista.
- Entrega de artículos a la especialista informática para que los incorpore a la plataforma.
- Publicación y anuncio del número de la revista para hacerla visible.
- Revisión on line del número para confirmar la calidad de los trabajos y arreglar los cambios producidos.
- Entrega de trabajos a la especialista de la plataforma SciELO, para montar el número.
- Procesamiento en SciELO y envío del número completo a La Habana para ser publicado.
- Envío de los PDFs a EBSCO para su publicación.
- Ingreso del nuevo número publicado a la base de datos de la revista.

PRINCIPALES DIFICULTADES

En el tiempo transcurrido se han presentado ciertas dificultades en cuanto a la participación y adquisición de destrezas sobre dicha plataforma de los actores involucrados en el proceso editorial, a saber:

• No cumplimiento de las normas de la revista por los autores (índice de rechazo elevado).
• No cumplimiento del plazo establecido para realizar el arbitraje.
• Demora en los arreglos que debe realizar el autor.
• Insuficiente dominio de la plataforma por algunos árbitros y autores para lograr un adecuado flujo en su proceso.
• Insuficiente utilización de las bases de datos disponibles para lograr referencias actualizadas.

Para la dinámica del trabajo que se realiza, se cuenta con un equipo competente de editores, maquetistas, traductores y revisores, con una vasta experiencia y altamente responsables en sus funciones.

Son disímiles las ventajas que ofrece dicha plataforma, aunque en el caso del equipo de trabajo de MEDISAN no han sido totalmente explotadas, lo que impone diseñar las acciones necesarias para que las múltiples opciones sean bien utilizadas por todos los involucrados.

De su Balance Anual en febrero de este año emanaron las siguientes proyecciones de trabajo:

- Crear nuevos espacios para talleres y adiestramientos sobre el uso de la plataforma y normas de publicación, tanto en el centro como en instituciones solicitantes.
- Atender de forma personalizada a árbitros y autores para lograr un mejor cumplimiento de sus roles en la plataforma.
- Aumentar la visibilidad de la revista mediante la solicitud de ingreso a nuevas bases de datos.
- Trabajar en el índice de impacto de la revista.
- Elaborar otros plegables para la capacitación de autores y árbitros.
- Adquirir nuevas competencias intrínsecas que posibilite la gestión de todos sus procesos por parte de autores, editores, correctores, árbitros y revisores, a fin de optimizar sus bondades.

CONCLUSIONES

La revista MEDISAN y su colectivo han mantenido y mantendrán un trabajo estable que, a pesar de no cubrir la demanda que exige la comunidad científica provincial, nacional y extranjera, se encuentra consagrado y comprometido con sus profesionales, en aras de cumplir su misión, aumentar su visibilidad, apoyar la docencia, divulgar los resultados de investigaciones científicas y ser un útil instrumento de conocimientos e intercambio para los especialistas del sector de la salud y de ciencias afines.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Universidad de Salamanca. Apoyo a la investigación. Acceso abierto [citado 26 Abr 2016]. Disponible en: https://bibliotecas.usal.es/acceso-abierto

2. Sánchez Tarragó N. El movimiento de acceso abierto a la información y las políticas nacionales e institucionales de autoarchivo. ACIMED. 2007 [citado 26 Abr 2016]; 16(3). Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024 -94352007000900005&lng=es

3. Valdés Guada A, Peña Matos M. Las publicaciones científicas en acceso abierto: el caso de la revista "Universidad y Sociedad". Universidad y Sociedad. 2011 [citado 24 Abr 2016]; 3(2). Disponible en:http://rus.ucf.edu.cu/index.php/rus/article/view/228 /93

4. Sánchez Tarragó N, Fernández Molina JC. Conocimientos y actitudes de los investigadores cubanos de la salud hacia las revistas de acceso abierto ^a,b. ACIMED. 2008 [citado 26 Abr 2016]; 17(3). Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352008000300002

5. MEDISAN. Acerca de la revista [citado 26 Abr 2016]. Disponible en:http://www.medisan.sld.cu/index.php/san/about

6. Padrón González GJ. Una propuesta para organizar el trabajo editorial en las revistas biomédicas cubanas. ACIMED. 2003 [citado 26 Abr 2016]; 11(1). Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352003000100005

Recibido: 29 de febrero de 2016.
Aprobado: 21 de marzo de 2016.

Xiomara Cascaret Soto. Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas, calle 5ta. # 51 e/ Ave. Cebreco y calle 6, Santiago de Cuba, Cuba. Correo electrónico:xiomarac@medired.scu.sld.cu

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